Come vengono calcolate le ore
Questa guida spiega come il sistema trasforma le timbrature dei tuoi dipendenti in ore lavorate — quelle che vedi nella pagina Presenze e nel file Excel che esporti per le buste paga. Non serve conoscere il funzionamento tecnico: bastano gli esempi con orari reali.
Nella pagina Presenze trovi anche un pannello «Come vengono calcolate le ore»: riporta le stesse regole descritte qui, in forma sintetica, con i valori sempre aggiornati. Questa guida è la versione estesa, con gli esempi e i confronti.
1. Come nasce un turno: entrata e uscita
Il sistema legge le timbrature di ogni dipendente in ordine di orario e le abbina a coppie: un'entrata apre un turno, la prima uscita successiva lo chiude. La durata è la differenza fra i due orari, al minuto.
| Marco timbra | Il sistema conta |
|---|---|
| Entrata 8:00 — Uscita 16:00 | 8 ore esatte (480 minuti) |
| Entrata 8:57 — Uscita 13:02 | 4 ore e 5 minuti (245 minuti) |
Non serve che il turno stia nello stesso giorno di calendario: se un turno passa la mezzanotte, conta comunque come un unico blocco (vedi §4).
Se un'entrata resta senza uscita
Se un dipendente timbra due volte l'entrata senza mai timbrare l'uscita in mezzo, il sistema non inventa un'uscita: la prima entrata resta "in sospeso" e non viene contata, vale soltanto la seconda entrata con la sua uscita.
| Giulia timbra | Cosa viene contato |
|---|---|
| Entrata 8:00 (mattina, dimentica di timbrare l'uscita) | Non contata: resta aperta |
| Entrata 14:00 | Apre il turno che segue |
| Uscita 18:00 | Chiude il turno delle 14:00 → 4 ore contate |
La giornata di Giulia, in questo esempio, mostra 4 ore anche se in realtà ha lavorato anche la mattina: la mattina viene segnalata, non stimata (vedi §5). Se un giorno un dipendente timbra due entrate di fila per errore, vince l'ultima entrata: è una scelta definitiva del sistema, non un bug — quando serve correggere il dato, lo si fa a mano dal pannello (§7).
2. Il totale della giornata: l'arrotondamento
Le singole entrate/uscite vengono sommate su tutta la giornata, poi il totale giornaliero — non le singole timbrature — viene arrotondato alla mezz'ora secondo regole fisse. Sono le stesse regole per tutte le aziende: oggi non si possono cambiare da questa piattaforma.
L'arrotondamento a volte fa scendere il totale, non solo salire. È il punto che sorprende di più chi lo vede per la prima volta:
| Il dipendente lavora | Il sistema arrotonda a | Perché |
|---|---|---|
| 8 ore e 15 minuti (495 min) | 8 ore | Il resto (15 min) è troppo piccolo per contare: cade |
| 8 ore e 28 minuti (508 min) | 8 ore e 30 | Il resto (28 min) è nella fascia 26-49: sale alla mezz'ora |
| 8 ore e 44 minuti (524 min) | 8 ore e 30 | Il resto (44 min) è ancora nella fascia 26-49: scende alla mezz'ora, non sale a 9 |
| 8 ore e 50 minuti (530 min) | 8 ore e 30 | Il resto (50 min) non basta per l'ora piena, ma è troppo per restare a 8: scende comunque a 8,5 |
| 8 ore e 58 minuti (538 min) | 9 ore | Il resto (58 min) è a un passo dall'ora piena: sale |
| 9 ore e 59 minuti (599 min) | 10 ore | Stesso caso: resto vicinissimo all'ora, sale |
Il caso "8 ore e 50 diventano 8 ore e 30" è quello che genera più telefonate: il dipendente ha lavorato 20 minuti in più di 8,5 ore, e il totale scende comunque. Non è un errore: è la regola applicata sempre, allo stesso modo, a tutti i dipendenti.
Cosa il sistema NON fa qui: non arrotonda l'orario di entrata o di uscita singolarmente (non "sposta" le 8:57 a 9:00), arrotonda solo il totale della giornata a fine calcolo. E non esiste un arrotondamento diverso per chi entra in ritardo o esce in anticipo: la regola è identica in entrambi i casi.
3. Le giornate segnalate come "da verificare"
Oltre al totale, ogni giornata riceve un giudizio automatico, visibile come etichetta colorata nella pagina Presenze:
| Situazione | Etichetta | Quando scatta |
|---|---|---|
| Meno di 30 minuti lavorati in giornata (ma più di zero) | < 30 min | Es. il dipendente timbra entrata e uscita a 12 minuti di distanza |
| Più di 10 ore lavorate in giornata | > 10 ore | Turno lunghissimo, da controllare |
| Un'entrata senza la sua uscita, in qualunque punto della giornata | Uscita mancante | Vedi §1 e §5 |
Una giornata con zero minuti (nessun turno chiuso) non riceve nessuna delle prime due etichette — non è "troppo corta", è proprio vuota — ma se la causa è un'entrata rimasta senza uscita, oggi riceve comunque "Uscita mancante": prima di questo accorgimento una giornata così restava del tutto silenziosa, senza alcun segnale a schermo.
4. Il turno che passa la mezzanotte
Un dipendente che entra la sera e esce il giorno dopo non perde ore: il sistema calcola la durata sull'orario reale, non sulla mezzanotte.
| Timbratura | Ore contate |
|---|---|
| Entrata 22:00 — Uscita 06:00 (giorno dopo) | 8 ore (480 minuti) |
La giornata in cui compare questo turno nel report è quella dell'entrata (22:00), non quella dell'uscita: nella pagina Presenze e nell'export lo trovi sotto la data di ingresso.
Turno a cavallo del cambio mese. Se il turno notturno attraversa anche il confine fra due mesi (es. entra il 31 alle 22:00 ed esce l'1 alle 06:00), il sistema lo conta per intero nel mese dell'entrata: 480 minuti nel mese in cui è iniziato il turno. Prima di una correzione introdotta ad agosto 2026 questi turni non venivano contati in nessuno dei due mesi se il periodo era chiuso esattamente sul confine: oggi la somma dei mesi consecutivi coincide sempre con il totale del periodo intero.
5. Il turno troppo lungo: uscita dimenticata oltre 15 ore
Se un dipendente dimentica di timbrare l'uscita e la timbratura successiva (magari il giorno dopo, o due giorni dopo) arriva più di 15 ore dopo l'entrata, il sistema non la considera più l'uscita di quel turno.
Cosa cambia — prima e dopo
| Se il limite di 15 ore NON ci fosse (comportamento storico) | Oggi (limite attivo) | |
|---|---|---|
| Marco entra lunedì alle 9:00, dimentica l'uscita, timbra di nuovo martedì alle 9:30 (24 ore e mezza dopo) | Il sistema abbina comunque le due timbrature: 24 ore e 30 pagate in un colpo solo | Il sistema non chiude il turno: lunedì risulta 0 ore con l'etichetta "Uscita mancante"; martedì mostra l'uscita orfana con la stessa etichetta |
Il limite di 15 ore è oggi attivo per tutti ed è la stessa soglia usata anche per recuperare correttamente i turni a cavallo di mese (§4): non è configurabile da questa piattaforma, è un valore fisso di sistema.
Perché non basta il solo limite, senza la segnalazione. Tagliare il turno a 15 ore senza mostrare "Uscita mancante" avrebbe semplicemente sostituito un errore rumoroso (24 ore e mezza pagate) con uno silenzioso (zero ore, senza spiegazione). Per questo motivo i due comportamenti — il taglio a 15 ore e l'etichetta — sono sempre attivi insieme e non possono essere separati.
6. Il doppio tocco sul totem
Un tocco ripetuto per errore sullo schermo (il dipendente tocca due volte "Entrata" a distanza di pochi secondi) non deve contare come due eventi diversi. Il sistema ignora un secondo tocco di entrata se arriva entro 2 minuti dal precedente.
Cosa cambia — prima e dopo
| Se la deduplica NON ci fosse (comportamento storico) | Oggi (deduplica attiva) | |
|---|---|---|
| Ivan timbra entrata alle 8:00:00, tocca di nuovo per errore alle 8:00:45, esce alle 12:00:00 | Il secondo tocco chiude il primo turno (durata quasi zero, una riga "fantasma" quasi vuota) e ne apre uno nuovo: 239 minuti totali, più una riga in più da spiegare nell'export | Il secondo tocco viene ignorato: 240 minuti totali, un solo turno, nessuna riga fantasma |
La differenza (239 contro 240 minuti) sembra piccola sul singolo caso, ma la riga fantasma in più è quella che a fine mese richiede una telefonata per capire cosa sia. Con la deduplica attiva quella riga non nasce più.
7. I casi che incontrerai davvero
| Situazione | Cosa succede |
|---|---|
| Il dipendente dimentica di timbrare l'uscita | Il turno resta "aperto": non conta ore per quella giornata e riceve l'etichetta "Uscita mancante" (§1, §5). Va corretto a mano se serve recuperare le ore reali |
| Il turno passa la mezzanotte | Conta per intero sotto la data di entrata, nessuna ora persa (§4) |
| Doppio tocco per errore sul totem | Il secondo tocco entro 2 minuti viene ignorato automaticamente (§6) |
| La timbratura arriva in ritardo perché il totem era offline | Il sistema registra sempre l'orario in cui il dipendente ha effettivamente toccato lo schermo, non l'orario in cui la timbratura è arrivata al server: il ritardo di rete non penalizza né avvantaggia le ore calcolate |
| Il totem non ha potuto verificare il PIN perché era offline, e il PIN risulta sbagliato | La timbratura viene registrata comunque, con l'etichetta "Da validare": conta nelle ore finché non decidi diversamente — vedi "Timbrature da validare" |
| Hai scartato una timbratura "Da validare" | Esce dal conteggio delle ore, come se non fosse mai arrivata, ma resta visibile (barrata) nell'elenco — vedi "Timbrature da validare" |
| Una timbratura viene inserita a mano dal pannello | Il titolare (o chi gestisce le presenze) può inserire un'entrata o un'uscita dimenticata direttamente dal pannello: è obbligatorio scrivere una nota che spieghi il motivo, e la timbratura resta segnata come "inserita manualmente" nello storico. Non genera nessuna notifica al totem: è pensata per correggere a posteriori, non per sostituire la timbratura reale |
8. Cosa il sistema NON fa
Per evitare aspettative sbagliate, questo è ciò che oggi il sistema non calcola:
- Non deduce automaticamente le pause pranzo o le pause mensa. Se un dipendente esce per la pausa e rientra timbrando, il sistema tratta l'uscita e il rientro come due turni separati: la pausa non viene sottratta, semplicemente non viene contata come lavoro fra un turno e l'altro. Non esiste un'impostazione per dedurre automaticamente una pausa fissa.
- Non distingue ore ordinarie da ore straordinarie. Il totale è unico: il sistema non confronta le ore lavorate con un monte ore contrattuale del dipendente, perché oggi non esiste un orario contrattuale registrato per dipendente da confrontare.
- Non applica maggiorazioni per turni notturni o festivi. Un'ora lavorata di notte o in un giorno festivo vale, ai fini del conteggio, come qualunque altra ora.
- Non gestisce ferie, malattie o permessi. Un'assenza giustificata non produce alcuna riga né alcuna nota particolare: dal punto di vista del calcolo delle ore, un giorno di ferie e un giorno in cui il dipendente semplicemente non si è presentato appaiono uguali (nessuna timbratura, nessuna ora).
- Non impedisce a un dipendente di timbrare "Entrata" mentre risulta già dentro. Il totem segnala la situazione (mostra da quando risulta entrato) ma non blocca la scelta: bloccarla trasformerebbe un aiuto in un ostacolo nei casi normali di turni spezzati o rientri.
9. Le impostazioni che trovi in "Orari di lavoro"
Nel pannello Impostazioni → Orari di lavoro puoi definire, giorno per giorno, se l'azienda è aperta e in quale fascia oraria (es. Lunedì-Venerdì 9:00-18:00). Questa informazione oggi serve come riferimento descrittivo dell'orario standard dell'azienda, ma non influisce sul calcolo delle ore descritto in questa guida: cambiare gli orari salvati in questa scheda non cambia in alcun modo i minuti, l'arrotondamento o le segnalazioni di nessun dipendente. Tutte le soglie e i limiti descritti sopra (i 30 minuti, le 10 ore, le 15 ore, i 2 minuti di deduplica, le regole di arrotondamento) sono valori fissi di sistema, uguali per tutte le aziende: non ci sono, oggi, impostazioni che il titolare possa regolare per cambiare come vengono contate le ore dei propri dipendenti.
10. Dove vedere sempre le regole in vigore
- Nella pagina Presenze, il pannello «Come vengono calcolate le ore» (chiuso di default, si apre con un clic) riporta la stessa lista di regole con i valori in vigore in quel momento.
- Nel file Excel esportato dalla pagina Presenze trovi un secondo foglio, «Regole di calcolo», con la data in cui il file è stato generato: è pensato per restare leggibile anche se in futuro le soglie dovessero cambiare, perché resta scritto con quali regole quei numeri sono stati prodotti.